Eisenhower était président des États-Unis de 1953 à 1961. Dwight Eisenhower a vécu l’une des vies les plus productives que vous pouvez imaginer.
Pendant son mandat, il a lancé des programmes qui ont directement mené au lancement d’Internet, l’exploration de l’espace et l’utilisation pacifique de sources d’énergie alternatives.
Eisenhower avait une capacité incroyable à maintenir sa productivité non seulement pendant des semaines ou des mois, mais pendant des décennies. Et pour cette raison, il n’est pas surprenant que ses méthodes de gestion du temps, de gestion des tâches et de productivité aient été étudiées par de nombreuses personnes.
Sa stratégie de productivité la plus célèbre est connue sous le nom de Matrice Eisenhower. C’est un outil de prise de décision simple que vous pouvez également facilement utiliser.
La matrice Eisenhower, également appelée Matrice d’Importance Urgente, vous aide à décider et à hiérarchiser les tâches en fonction de l’urgence et de l’importance, en triant les tâches moins urgentes et importantes que vous devriez déléguer ou ne pas faire du tout.
« Qui peut définir avec précision la différence entre le long et le court terme ! Surtout chaque fois que nos affaires semblent être en crise, nous sommes presque obligés de prêter notre première attention au présent urgent plutôt qu’à l’avenir important. » – citation Dwight D. Eisenhower
Plus de 3 décennies plus tard, dans son livre à succès Les 7 habitudes des personnes hautement efficaces , Stephen Covey a reformulé les idées d’Eisenhower en un outil simple pour hiérarchiser les tâches. Maintenant connu sous les noms de matrice d’Eisenhower, matrice de gestion du temps, la méthode Eisenhower et la matrice urgente-importante.
Alors, comment être plus productif et comment fonctionne la Matrice Eisenhower ?
La matrice Eisenhower vous permet d’organiser et prioriser vos tâches en 4 quadrants avec différentes stratégies de travail. En utilisant la matrice de décision ci-dessous, vous séparerez vos actions en fonction de quatre possibilités.
1. Urgent et important (Quadrant 1 : tâches que vous ferez immédiatement).
2. Important, mais pas urgent (Quadrant 2 : tâches que vous planifierez plus tard).
3. Urgent, mais pas important (Quadrant 3 : tâches que vous déléguerez à quelqu’un d’autre).
4. Ni urgent ni important (Quadrant 4 : tâches que vous allez éliminer).
La différence entre urgent et important : Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.
Les tâches urgentes sont des choses auxquelles vous devez réagir : courriels, appels téléphoniques, textes, nouvelles. Les tâches importantes sont des choses qui contribuent à notre mission à long terme, à nos valeurs et à nos objectifs.
Quadrant 1 : tâches que vous ferez immédiatement
Ses tâches sont importantes pour votre vie et votre carrière et doivent être effectuées aujourd’hui ou demain au plus tard.
Ces éléments ont généralement des délais et des conséquences visibles pour retarder l’action. Le plus souvent, ce sont soit des choses qui vous sont venues d’une source externe, soit des choses que vous avez remises à plus tard face à une échéance imminente. Dans tous les cas, ils nécessitent une réponse en mode crise.
Covey prévient que passer trop de temps sur les tâches du Quadrant 1 peut entraîner une augmentation du stress, un épuisement professionnel et le sentiment que vos journées sont hors de votre contrôle.
Quadrant 2 : tâches que vous planifiiez plus tard
Ses tâches sont importantes, mais moins urgentes. Vous devriez énumérer ici les tâches que vous devez mettre dans votre calendrier.
Les tâches non urgentes, mais importantes, sont les activités qui vous aident à atteindre des objectifs à long terme. Ceux-ci peuvent ne pas avoir de date limite. Il est donc facile de les reporter au profit de tâches plus urgentes.
D’après Covey, le quadrant 2 est le point idéal de la gestion du temps personnel. C’est l’endroit où vous vous concentrez non pas sur les problèmes, mais sur les opportunités et d’amélioration.
Quadrant 3 : tâches que vous déléguerez à quelqu’un d’autre
Le troisième quadrant est pour les tâches que vous pourriez déléguer, car elles sont moins importantes pour vous que d’autres, mais elles sont quand même assez urgentes. Ces tâches sont souvent basées sur des attentes définies par d’autres et ne vous rapprochent pas de vos objectifs à long terme.
Vous devriez suivre les tâches déléguées pour vérifier leurs progrès plus tard.
Si vous ne pouvez pas déléguer ces tâches, essayez de les empêcher de prendre le dessus sur votre journée en étant par exemple clair avec les autres sur le temps que vous pouvez consacrer à une tâche donnée.
Quadrant 4 : tâches que vous allez éliminer
Le quatrième et dernier quadrant est là pour vous aider à régler les choses que vous ne devriez pas faire du tout. Les tâches non urgentes et non importantes sont des activités qui font perdre du temps et qui doivent être impitoyablement supprimées. Ces activités ne contribuent pas à progresser vers vos objectifs.
Découvrez et arrêtez de mauvaises habitudes, comme surfer sur Internet sans raison. Ce sont les excuses pour ne pas être en mesure de faire face à des tâches importantes dans le 1er et 2ème quadrant.
La matrice Eisenhower est particulièrement utile parce qu’elle nous pousse à nous demander si une action est réellement nécessaire. Ce qui signifie que nous sommes plus susceptibles de déplacer des tâches dans le quadrant à éliminer « Ni urgent ni important » plutôt que de les répéter sans réfléchir.
Au fur et à mesure que vous déplacez vos priorités vers le quadrant 2, continuez à utiliser la matrice d’Eisenhower pour savoir sur quoi vous devriez travailler au jour le jour.
Comment rééquilibrer vos quadrants
Selon Stephen Covey, le quadrant 2 est le « quadrant de qualité » où le temps passé à effectuer ces tâches augmente votre efficacité globale.
Pour évaluer où vous vous trouvez actuellement sur la matrice, commencez à suivre votre temps et vos tâches. Lorsque vous disposez de quelques jours de données, asseyez-vous et organisez vos tâches en quadrants en posant les questions suivantes :
-
Était-ce urgent pour moi ?
-
Était-ce important pour moi ?
N’oubliez pas que vous décidez uniquement de ces critères en fonction de vos résultats souhaités, pas de ceux de quelqu’un d’autre.
Une fois que vos tâches sont classées dans les quadrants appropriés, examinez où votre temps est actuellement consacré. Êtes-vous satisfait de l’équilibre de votre quadrant ?
La matrice Eisenhower n’est pas une stratégie parfaite, mais c’est un outil de prise de décision utile pour augmenter sa productivité et éliminer les comportements qui absorbent l’énergie mentale, gaspillent du temps et vous déplacent rarement vers vos objectifs.
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